Αναδιοργάνωση των ΜΚΟς με βάση το Νομοσχέδιο 4873/2021

Αναδιοργάνωση των ΜΚΟς με βάση το Νομοσχέδιο 4873/2021

Οργάνωση των ΜΚΟς (ΟΚοιΠ) με βάση το Νομοσχέδιο 4873/2021: Πώς η JSL Advisors μπορεί να βοηθήσει στην ανασύνταξη σύμφωνα με το Νομοσχέδιο

Σε έναν κόσμο που καθοδηγείται από τη συμπόνια και την επιθυμία για θετική αλλαγή, οι φιλανθρωπικές οργανώσεις διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στην αντιμετώπιση των αναγκών ευάλωτων ομάδων και στη βελτίωση του επιπέδου ζωής τους, όπως τα ορφανά παιδιά, τα άτομα με ειδικές ανάγκες, οι μετανάστες ή τα ζώα. Ωστόσο, οι προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι Μη Κυβερνητικές Οργανώσεις (ΜΚΟς) συχνά εκτείνονται πέρα από την βασική τους αποστολή, περιλαμβάνοντας διαδικαστικές πολυπλοκότητες και σύνθετες οικονομικές διαδικασίες. Το Νομοσχέδιο 4873/2021 ορίζει για πρώτη φορά το πλαίσιο λειτουργίας και οργάνωσης των Εθελοντικών Οργανώσεων, τις οποίες ονομάζει πλέον ως Οργανώσεις Κοινωνίας των Πολιτών (ΟΚοιΠ) καθώς και το τρόπο καταχώρησης τους στη Δημόσια Βάση Δεδομένων και στο Ειδικό Μητρώο

Η JSL Advisors, δεσμευμένη στην προώθηση της βιώσιμης ανάπτυξης και των επιδραστικών αλλαγών, προσφέρει μια μοναδική ευκαιρία στις ΟΚοιΠ να ανασυνταχθούν, βάση των απαιτήσεων του Νομοσχεδίου. Βοηθώντας τις να οργανώσουν τις δομές τους, προσαρμοσμένες σε σύγχρονους τρόπους διοίκησης και λειτουργίας, καταγράφοντας, βελτιώνοντας και τυποποιώντας τις επιχειρησιακές διαδικασίες, στοχεύοντας σε Πιστοποίηση τους κατά ISO από έναν Διεθνή Διαπιστευμένο Φορέα και ενισχύοντας τα οικονομικά τους τμήματα, στοχεύουμε να δώσουμε τη δυνατότητα σε αυτούς τους οργανισμούς να μεγιστοποιήσουν τον αντίκτυπό τους και να εξυπηρετήσουν καλύτερα τους δικαιούχους τους, ενώ ταυτόχρονα με την υιοθέτηση διάφανων διαδικασιών να παρέχουν ισχυρά εχέγγυα στους ευγενείς χορηγούς τους και να διασφαλίζεται η νόμιμη λειτουργία τους.

Ιδανικός τρόπος λειτουργίας της Οργάνωσης και περιγραφές εργασιών

Προκειμένου να διασφαλιστεί η αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία των ΟΚοιΠ που είναι αφιερωμένες στη βελτίωση του επιπέδου ζωής ενός συγκεκριμένου κοινωνικού συνόλου, είναι επιτακτική ανάγκη να καθιερωθεί ένας ιδανικός τρόπος λειτουργίας βασισμένος στις διεθνείς «βέλτιστες πρακτικές» αλλά και στις προβλέψεις του Νομοσχεδίου. Αυτό το μοντέλο θα περιλαμβάνει ένα καλά δομημένο οργανωτικό πλαίσιο με σαφώς καθορισμένους ρόλους και ευθύνες. Στον πυρήνα αυτού του ιδανικού τρόπου λειτουργίας θα βρίσκεται μια αφοσιωμένη ηγετική ομάδα, συμπεριλαμβανομένου ενός Εκτελεστικού Διευθυντή, υπεύθυνου για τον στρατηγικό σχεδιασμό, την ανάπτυξη εταιρικών σχέσεων και τη συνολική διαχείριση. Η ομάδα θα περιλαμβάνει επίσης έναν Υπεύθυνο Προγράμματος για να επιβλέπει την υλοποίηση των έργων και να διασφαλίζει την ευθυγράμμισή τους με την αποστολή της ΟΚοιΠ. Ένας Διαχειριστής συγκέντρωσης κεφαλαίων θα επικεντρωθεί στην κινητοποίηση πόρων, την εύρεση χορηγών και την οικονομική βιωσιμότητα της Οργάνωσης. Επιπλέον, ένας Συντονιστής Κοινωνικών Υπηρεσιών θα διαδραματίζει κεντρικό ρόλο στο συντονισμό των υπηρεσιών υποστήριξης για τους δικαιούχους. Αυτές οι θέσεις απαιτούν υποψηφίους με ισχυρές δεξιότητες ηγεσίας, επικοινωνίας και διαχείρισης έργων, μαζί με βαθιά δέσμευση για την υπόθεση της ΟΚοιΠ. Ένας συνδυασμός εκπαιδευτικών υπόβαθρων, συμπεριλαμβανομένων πτυχίων ψυχικής υγείας, κοινωνικής εργασίας, διοίκησης επιχειρήσεων, ή άλλων συναφών τομέων, θα συμβάλλει στη συνολική επιτυχία του οργανισμού.

Υφιστάμενος Τρόπος Λειτουργίας και Αξιολόγηση Προσωπικού

Μια διεξοδική αξιολόγηση των υφιστάμενων δομών στις ΟΚοιΠ, αποκαλύπτει μια ποικιλία τρόπων λειτουργίας και προσόντων του προσωπικού. Ενώ ορισμένοι οργανισμοί επιδεικνύουν μια δομημένη προσέγγιση με καθορισμένους διοικητικούς & οργανωτικούς ρόλους, άλλες λειτουργούν με μια πιο ρευστή δομή. Τα υπάρχοντα προφίλ προσωπικού ποικίλλουν ευρέως, με ορισμένα μέλη του προσωπικού να κατέχουν πτυχία κοινωνικής εργασίας, ψυχολογίας ή συναφών τομέων, ενώ άλλα μπορεί να μην διαθέτουν επίσημα προσόντα, αλλά προσφέρουν ανεκτίμητη πρακτική εμπειρία. Αυτές οι ΟΚοιΠ συχνά βασίζονται σε παθιασμένα άτομα που οδηγούνται από μια ισχυρή αίσθηση ενσυναίσθησης και δέσμευσης για τον σκοπό τους. Ωστόσο, υπάρχει περιθώριο βελτίωσης, όσον αφορά την τυποποίηση των περιγραφών των θέσεων εργασίας και των προσόντων σε σύγκριση με την ιδεατή λειτουργία της ΟΚοιΠ, γεγονός που θα μπορούσε να συμβάλει στη βελτίωση της οργανωτικής αποτελεσματικότητας και του θετικού αντίκτυπου του κοινωνικού της έργου.

Γεφύρωση του χάσματος: Συνδυασμός υφιστάμενων και ιδανικών τρόπων λειτουργίας

Η γεφύρωση του χάσματος μεταξύ των υφιστάμενων δομών λειτουργίας και του ιδανικού τρόπου λειτουργίας που περιγράφεται παραπάνω, απαιτεί στρατηγική προσέγγιση αλλά και οργάνωση βάση των απαιτήσεων του Νομοσχεδίου. Οι ΟΚοιΠ μπορούν να αξιοποιήσουν τα δυνατά τους σημεία, όπως τα παθιασμένα και αφοσιωμένα μέλη του προσωπικού, ενσωματώνοντας παράλληλα στοιχεία των βέλτιστων διεθνών πρακτικών. Με τη βελτίωση των περιγραφών θέσεων εργασίας, την εισαγωγή προσόντων για συγκεκριμένους ρόλους και την παροχή ευκαιριών ανάπτυξης ικανοτήτων, οι οργανισμοί μπορούν να εκπαιδεύσουν το υπάρχον προσωπικό τους για να αναλάβει πιο εξειδικευμένους ρόλους. Για παράδειγμα, το υπάρχον προσωπικό με πρακτική εμπειρία μπορεί να υποβληθεί σε εκπαίδευση για την ανάπτυξη δεξιοτήτων διαχείρισης έργων, επιτρέποντάς του να συμβάλει πιο αποτελεσματικά στην υλοποίηση του προγράμματος. Επιπλέον, η συνεργασία με την εταιρεία μας μπορεί να διευκολύνει τη μετάβαση προς ένα πιο τυποποιημένο επιχειρησιακό μοντέλο. Ο απώτερος στόχος είναι να εναρμονιστεί η δέσμευση και η αφοσίωση του υπάρχοντος προσωπικού με τη δομημένη προσέγγιση που υποστηρίζεται από διεθνείς βέλτιστες πρακτικές, ενισχύοντας έτσι τον συνολικό αντίκτυπο των ΟΚοιΠ στη βελτίωση του επιπέδου ζωής του κοινωνικού συνόλου που συνδράμουν. Οι διοικητικές δομές οφείλουν να προσαρμοστούν στις προβλέψεις του Νομοσχεδίου

Οργάνωση των εθελοντών: Ασφάλιση του προσφερόμενου έργου τους

Οι εθελοντές αποτελούν βασικό κομμάτι της λειτουργίας των ΟΚοιΠ. Με το νέο Νομοσχέδιο παρέχεται νομοθετική κατοχύρωση και αναλυτική περιγραφή της εθελοντικής απασχόλησης. Επιπλέον  προβλέπεται η εγγραφή των εθελοντών στο ΕΡΓΑΝΗ, η ασφάλιση έναντι ζημιών που μπορεί αθέλητα να προκαλέσουν, η παροχή ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης & νοσηλείας, αν δεν καλύπτονται αλλιώς, ενώ υπάρχει ειδική πρόβλεψη για τους εθελοντές που απασχολούνται στο εξωτερικό έως 9 μήνες. Ταυτόχρονα οι ΟΚοιΠ θα πρέπει να παρέχουν Μέσα Ατομικής Προστασίας στους εθελοντές κατά τη διεξαγωγή εργασιών, εφόσον υπάρχει σχετική ανάγκη.

Καταγραφή και τυποποίηση

Ο τελικός τρόπος λειτουργίας της ΟΚοιΠ, μετά τις αλλαγές που θα συν-αποφασιστούν και θα ενσωματωθούν, θα πρέπει να καταγραφεί λεπτομερώς και να πιστοποιηθεί, προκειμένου να διασφαλιστεί η ορθή και συνεχής εφαρμογή του.

Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την εφαρμογή των Διεθνών Προτύπων ISO που θα ελέγχουν τη συμμόρφωση της ΟΚοιΠ με συγκεκριμένα Πρότυπα λειτουργίας

Παραθέτουμε παρακάτω κάποια Πρότυπα που θα μπορούσαν να εφαρμοστούν, ανάλογα με τις ανάγκες και το έργο της κάθε ΟΚοιΠ

Πλεονεκτήματα της εφαρμογής ISO 9001 (Ποιοτική Διαχείριση)

Ενισχυμένη αξιοπιστία και εμπιστοσύνη: Η απόκτηση πιστοποίησης ISO σημαίνει δέσμευση στα διεθνή πρότυπα αριστείας. Για τους φιλανθρωπικούς οργανισμούς, αυτή η πιστοποίηση μπορεί να εμπνεύσει εμπιστοσύνη μεταξύ των χορηγών, των δικαιούχων και των ενδιαφερόμενων μερών, διασφαλίζοντας ότι ο οργανισμός λειτουργεί στο υψηλότερο επίπεδο επαγγελματισμού και αποτελεσματικότητας.

Αποδοτικότητα και Αποτελεσματικότητα: Η εταιρεία μας ειδικεύεται στον εξορθολογισμό των διαδικασιών και στη βελτιστοποίηση των λειτουργιών. Καθοδηγώντας τις ΟΚοιΠ στην εφαρμογή του ISO, τις βοηθάμε να δημιουργήσουν αποτελεσματικές ροές εργασίας, να μειώσουν τις άσκοπες δαπάνες και να ενισχύσουν τη συνολική αποτελεσματικότητα των προγραμμάτων τους. Αυτό τους δίνει τη δυνατότητα να συγκεντρώσουν περισσότερους πόρους στην βασική τους αποστολή.

Διασφάλιση Ποιότητας: Οι ΟΚοιΠ που ασχολούνται με ευάλωτους πληθυσμούς πρέπει να διασφαλίζουν το υψηλότερο επίπεδο παρεχόμενων υπηρεσιών. Η πιστοποίηση ISO απαιτεί αυστηρά μέτρα ποιοτικού ελέγχου, επιτρέποντας σε αυτούς τους οργανισμούς να παρέχουν συνεπή, αξιόπιστη και αποτελεσματική υποστήριξη στο κοινωνικό σύνολο που βοηθούν

Συμμετοχή ενδιαφερομένων μερών: Η εφαρμογή ISO περιλαμβάνει ολοκληρωμένη δέσμευση των ενδιαφερόμενων μερών. Η εταιρεία μας διευκολύνει αυτή τη διαδικασία, επιτρέποντας στις ΟΚοιΠ να καλλιεργήσουν ισχυρότερες σχέσεις με δικαιούχους, προσωπικό, δωρητές και εθελοντές. Αυτή η ολιστική προσέγγιση καλλιεργεί την αίσθηση της κοινότητας και της συμμετοχικής εργασίας για την επίτευξη του κοινού σκοπού.

Πλεονεκτήματα της εφαρμογής ISO 26000 (Κοινωνική Ευθύνη)

Δεδομένης της φύσης του έργου τους, οι ΟΚοιΠ έχουν σημαντική κοινωνική ευθύνη. Το ISO 26000 παρέχει καθοδήγηση σχετικά με την ενσωμάτωση της κοινωνικής ευθύνης στις λειτουργίες ενός οργανισμού. Οι ΟΚοιΠ μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το πρότυπο για να διασφαλίσουν ότι οι δραστηριότητές τους ευθυγραμμίζονται με τις ηθικές πρακτικές, τα ανθρώπινα δικαιώματα και τους στόχους βιώσιμης ανάπτυξης.

Πλεονεκτήματα της εφαρμογής ISO 45001 (Ασφάλεια κατά την Εργασία)

Οι ΟΚοιΠ που εργάζονται με ευάλωτους πληθυσμούς, όπως τα άτομα με αναπηρία, πρέπει να δώσουν προτεραιότητα στην ασφάλεια και την ευημερία. Το ISO 45001 βοηθά στη δημιουργία μιας συστηματικής προσέγγισης για τη διαχείριση της υγείας και της ασφάλειας στην εργασία. Με την εφαρμογή αυτού του προτύπου, οι ΟΚοιΠ μπορούν να δημιουργήσουν ένα ασφαλές περιβάλλον τόσο για τους δικαιούχους όσο και για το προσωπικό.

Πλεονεκτήματα της εφαρμογής ISO 14001 (Περιβαλλοντική Διαχείριση)

Οι ΟΚοιΠ, με δεδομένη τη κλιματική κρίση, θα πρέπει να εστιάζουν στη βιώσιμη ανάπτυξη και τη διατήρηση του περιβάλλοντος και έτσι θα μπορούν να επωφεληθούν από το ISO 14001. Αυτό το πρότυπο παρέχει ένα πλαίσιο για τους οργανισμούς ώστε να διαχειρίζονται τις περιβαλλοντικές τους επιπτώσεις, να μειώνουν τα απόβλητα και να προωθούν πρακτικές φιλικές προς το περιβάλλον.

Πλεονεκτήματα της εφαρμογής ISO 31000 (Διαχείριση Κινδύνων)

Οι ΟΚοιΠ που ασχολούνται με ευάλωτα και ευαίσθητα κοινωνικά σύνολα, συχνά αντιμετωπίζουν μοναδικούς κινδύνους. Το ISO 31000 καθοδηγεί τους οργανισμούς στην εφαρμογή αποτελεσματικών διαδικασιών διαχείρισης κινδύνου. Εντοπίζοντας και αντιμετωπίζοντας πιθανούς κινδύνους, οι ΟΚοιΠ μπορούν να εξασφαλίσουν την ασφάλεια και την ευημερία των δικαιούχων τους.

Πλεονεκτήματα της εφαρμογής ISO 37001 (Αποτροπή Διαφθοράς/Δωροδοκίας)

Η διατήρηση της ακεραιότητας χαρακτήρων είναι ζωτικής σημασίας για τις ΟΚοιΠ. Το ISO 37001 βοηθά τους οργανισμούς να αποτρέψουν τη δωροδοκία και τη διαφθορά. Η εφαρμογή αυτού του προτύπου μπορεί να προστατεύσει τη φήμη μιας ΟΚοιΠ και να διασφαλίσει ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται για τους σκοπούς που προορίζονται.

Είναι προφανές, όπως προ-είπαμε, ότι η ενσωμάτωση κάποιων εκ των ανωτέρω ISO ή του συνόλου τους εναπόκειται στην εκάστοτε ΟΚοιΠ, σε συνδυασμό με την αποστολή της και τις ανάγκες της

Πλεονεκτήματα Οργάνωσης του Οικονομικού Τμήματος

Διαφάνεια και λογοδοσία: Οι ΟΚοιΠ βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην οικονομική υποστήριξη από δωρητές και χορηγούς. Οργανώνοντας τα οικονομικά τους τμήματα, δίνουμε τη δυνατότητα σε αυτούς τους οργανισμούς να διατηρούν ακριβή και διαφανή οικονομικά αρχεία. Αυτό διασφαλίζει ότι τα κεφάλαια κατανέμονται κατάλληλα και οι χορηγοί έχουν εμπιστοσύνη στην οικονομική διαχείριση του οργανισμού.

Φορολόγηση: Οι ΟΚοιΠ υπόκεινται σε ειδική φορολογική μεταχείριση, όσον αφορά τις δωρεές ιδιωτών ή Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου αλλά και την είσπραξη ενοικίων από ακίνητα, την ιδιόχρηση ακινήτων, τους φόρους ακίνητης περιουσίας αλλά και τη καταβολή τελών κυκλοφορίας οχημάτων που χρησιμοποιούν, όπως επίσης και τη πώληση αγαθών χωρίς ΦΠΑ σε εκδηλώσεις, βάση των αντίστοιχων προβλέψεων του νέου Νομοσχεδίου. Το σύνθετο αυτό φορολογικό πλαίσιο πρέπει να ελεγχθεί από τους συμβούλους μας για τη πιστή τήρηση του και την έγκαιρη και ορθή καταβολή των αναλογούντων φόρων

Επίβλεψη εξουσιοδοτημένου φορολογικού συμβούλου: Η συνεργασία με εξουσιοδοτημένους φορολογικούς συμβούλους διασφαλίζει τη συμμόρφωση με περίπλοκους φορολογικούς κανονισμούς. Η εταιρεία μας εργάζεται μαζί με τις ΟΚοιΠ για τη δημιουργία ισχυρών συστημάτων χρηματοοικονομικής αναφοράς, διευκολύνοντας την ακριβή προετοιμασία και αναθεώρηση των οικονομικών καταστάσεων. Αυτό όχι μόνο αποτρέπει νομικά ζητήματα αλλά ενισχύει επίσης τη φήμη του οργανισμού.

Στρατηγικός Χρηματοοικονομικός Σχεδιασμός: Τα αποτελεσματικά οικονομικά τμήματα επιτρέπουν στις ΟΚοιΠ να κατανέμουν στρατηγικά τους πόρους. Με τη βοήθειά μας, αυτοί οι οργανισμοί μπορούν να αναπτύξουν μακροπρόθεσμα οικονομικά σχέδια, να βελτιστοποιήσουν την κατανομή του προϋπολογισμού και να διαφοροποιήσουν τις πηγές χρηματοδότησης. Αυτό, με τη σειρά του, τους δίνει τη δυνατότητα να επεκτείνουν την εμβέλεια και τον αντίκτυπό τους.

Ευκαιρίες επιχορήγησης και χρηματοδότησης: Πολλές ευκαιρίες χρηματοδότησης απαιτούν από τις ΟΚοιΠ να υποβάλλουν ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις. Ένα καλά οργανωμένο οικονομικό τμήμα μπορεί να επισπεύσει τη διαδικασία αίτησης για επιχορήγηση, ανοίγοντας πόρτες σε πρόσθετες ροές χρηματοδότησης και συνεργασίες. Επιπλέον επιβάλλεται να κατατίθεται Έκθεση Ορκωτού Λογιστή, εφόσον η ΟΚοιΠ επιθυμεί τη καταχώρηση της στο Ειδικό Μητρώο, προκειμένου να μπορεί να λαμβάνει κρατικές επιχορηγήσεις άνω των 50.000€

Συμπέρασμα

Σε έναν κόσμο όπου τα πιο ευάλωτα μέλη της κοινωνίας απαιτούν συχνά τη μεγαλύτερη βοήθεια, οι ΟΚοιΠ που υποστηρίζουν διάφορα ασθενή κοινωνικά σύνολα, αποτελούν φάρο ελπίδας. Ωστόσο, οι προσπάθειές τους μπορεί να παρεμποδιστούν από διοικητικές προκλήσεις και οικονομικές πολυπλοκότητες ενώ ταυτόχρονα επιβάλλεται η προσαρμογή της δομής και του τρόπου λειτουργίας τους στις απαιτήσεις του Νομοσχέδιου 4873/2021. Η εταιρεία μας, αφοσιωμένη στο να κάνει μια ουσιαστική διαφορά, προσφέρει μια ολοκληρωμένη λύση. Μέσω της βελτίωσης του τρόπου λειτουργίας, της εφαρμογής διάφορων ISO και της οργάνωσης του οικονομικού τμήματος, δίνουμε τη δυνατότητα σε αυτούς τους φιλανθρωπικούς οργανισμούς να λειτουργούν με απαράμιλλη αποτελεσματικότητα, διαφάνεια και υπευθυνότητα, τηρώντας όλες τις Νομικές υποχρεώσεις τους. Ενώνοντας όλοι μαζί τα χέρια μας, οι ΟΚοιΠ μπορούν να επικεντρωθούν περισσότερο στην βασική τους αποστολή — να φέρουν θετικές αλλαγές στη ζωή όσων τη χρειάζονται περισσότερο. Μαζί, μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν κόσμο όπου η δύναμη της συμπόνιας και του επαγγελματισμού ενώνονται προσφέροντας ένα θετικό αντίκτυπο στη κοινωνία μας.

 

Αφήστε μια απάντηση